この記事は、2022年3月12日発信のコンテンツを更新したものです!
「ムダ」「ムラ」「ムリ」をなくそう!とよく聞きますよね。
今日は、その「3M」と「業務効率化」について書きます。
「ムダ」「ムラ」「ムリ」をなくそう!業務効率化の第一歩
「業務効率化を進めるために『ムダ』『ムラ』『ムリ』をなくそう!」という言葉を耳にしたことはありませんか?
これは業務改善の基本とも言える考え方であり、多くの企業や職場で取り組まれています。
しかし、実際に「ムダ」「ムラ」「ムリ」がどのようなものか、具体的に理解している人は意外と少ないものです。
そこで今回は、「3M(ムダ・ムラ・ムリ)」の意味を改めて考え、業務効率化を進めるための方法を紹介していきます。
「ムダ」「ムラ」「ムリ」とは?
「ムダ」「ムラ」「ムリ」とは、業務の中に潜んでいる非効率な要素のことを指します。
これらが積み重なると、仕事の生産性が低下し、従業員の負担が増え、結果的に組織全体の成長を妨げる要因となってしまいます。
では、それぞれの意味を詳しく見ていきましょう。
1. ムダ(無駄)
「ムダ」とは、業務の中で本来必要のない作業や時間を指します。例えば、以下のようなものが挙げられます。
- 探すムダ:必要な資料やデータを探す時間が長い
- 作りすぎのムダ:必要以上に資料を作成する
- 待ち時間のムダ:承認や確認作業に時間がかかりすぎる
このような「ムダ」を排除することで、業務の効率を大幅に改善することが可能になります。
2. ムリ(無理)
「ムリ」とは、業務負担が過剰になり、従業員が本来のパフォーマンスを発揮できない状態を指します。
- 業務量が多すぎる:担当者一人に過度な負担がかかっている
- スキル不足で無理が生じる:適切な教育や研修が不足している
- 締め切りが短すぎる:余裕のないスケジュールが組まれている
ムリが続くと、従業員のモチベーションが低下し、ミスや業務遅延の原因となるため、注意が必要です。
3. ムラ(斑)
「ムラ」とは、業務の品質や作業スピードが一定でないことを指します。
- 対応する人によって成果物の品質が異なる
- 仕事の繁閑差が大きく、忙しさに波がある
- ルールや手順が明確でなく、作業にバラつきがある
業務のムラをなくすことで、安定した品質の成果物を生み出すことができるようになります。
業務効率化のための5つのステップ
「ムダ」「ムラ」「ムリ」を解消し、業務効率化を進めるためには、具体的な手順が必要です。
ここでは、業務効率化を実現するための「5つのステップ」を紹介します。
① 現状の業務内容を把握する
まず最初に行うべきことは、「現状把握」です。
業務を改善するためには、現在の業務がどのように進められているのかを正確に理解する必要があります。
- どの業務にどれくらいの時間がかかっているのか?
- どの業務に「ムダ」「ムラ」「ムリ」が潜んでいるのか?
こうした点を明確にするため、業務の棚卸しを行い、可視化することが大切です。
② 課題、問題点を洗い出す
業務の現状を把握したら、次に「課題」と「問題点」を洗い出します。
- 何がボトルネックになっているのか?
- どの作業が特に時間を取られているのか?
- どこに「ムダ」「ムラ」「ムリ」が発生しているのか?
これらを細かく分析し、具体的な改善ポイントをリストアップしていきましょう。
③ スケジュールを立てる
改善すべきポイントが明確になったら、実際に業務効率化を進めるためのスケジュールを作成します。
- どの業務から手をつけるか?
- どのくらいの期間で改善を実施するか?
- 誰が担当し、どのような手順で進めるか?
スケジュールを立てる際は、無理のない計画を立てることが重要です。
④ 業務改善策を実施する
計画ができたら、実際に業務改善策を実施していきます。
- 作業工程を見直し、効率の良い方法に変更する
- システム導入やツール活用を検討する
- 無駄な業務を削減し、より生産性の高い業務に注力する
実施段階では、現場の意見を取り入れながら柔軟に改善を進めることが大切です。
⑤ 業務効率の改善度を確認する
業務改善策を実施した後は、その効果を検証し、さらに改善を進めていきます。
- どの業務がどれくらい効率化されたのか?
- 新たに発生した課題はないか?
- さらなる改善の余地はあるか?
これらを振り返りながら、「PDCA(計画・実行・評価・改善)」を回していくことで、継続的な業務効率化を実現することができます。
業務改善の「PDCA」については、コチラ→「PDCAサイクルとは?基本からわかる業務改善の方法」の記事を……
まとめ
業務効率化を進めるためには、「ムダ」「ムラ」「ムリ」をなくすことが重要です。
まずは業務の現状を正しく把握し、課題を洗い出した上で、スケジュールを立て、具体的な改善策を実行していきましょう。
また、一度改善して終わりではなく、PDCAサイクルを回しながら継続的に業務を見直していくことが大切です。
私自身も日々の業務に追われがちですが、今回紹介した「5つのステップ」を意識して、業務効率化に取り組んでいきたいと思います。