業務改善

仕事効率を上げる方法

近年、働き方改革の推進によって、今まで以上に業務時間の短縮が求められ、仕事の効率化は必須です。
今回は、業務時間の短縮や労力削減につながる「仕事効率を上げる方法」について書きます。

1.業務の全体像をみて、目標を決める

仕事の効率を良くするためには、まず、業務の全体像をみて、目標を設定することが大切です。
全体像がみえていると、計画を立てやすく、タスクの優先順位も決めやすくなります。
また、明確な目標がある仕事にはやる気を出すことができ、継続して効率的に仕事を進めることができます。
ゴールと目的をしっかりと把握することで、自分が進むべき方向が明確になるため、モチベーションアップにつながりますし、達成に向けての効率の良い仕事を意識するようになります。

2.仕事に集中できる状態にする

仕事を効率的に進めるためには、いかに集中できるかが大切になります。
そのためには、集中できる環境を作っていくことが大事です。
また、集中というのは体力を使うため、体調管理も大切です。
しっかりと睡眠をとる、体調を崩すほど根詰めて働かない、肩こりや腰痛対策としてストレッチするなど、精神面での不調が発生しないようにしていきましょう。

3.計画を立て、優先順位を決める

抱えている仕事を全て書き出して、仕事の重要度や、期日が近いものから優先順位をつけるようにしましょう。
(優先順位のつけ方は、前回の「時間管理のマトリクス」時間管理のマトリクスで書きました。読んでくださいね。)
タスクリストを作ることで、抱えている仕事を「見える化」し、一つひとつの優先順位もつけやすくなります。
一日の始まりに、TODOリストを作成するのも有効です。
その日にやるべきことがしっかり把握できていたら、場当たり的な仕事はなくなります。
また、重要な仕事を脳のコンディションが良い午前中に行う、仕事へのモチベーションを上げるために自分が得意とする仕事から取りかかるなど、戦略的に一日のスケジュールを立てる方法もおすすめです。

4.無駄な作業がないか、業務のやり方を見直す

本当に必要な作業なのかを見極め、業務のやり方を見直すことも、効率化の観点で大事です。
カットしても問題のない作業やほかに効率よく進められる方法があるかもしれません。
できるだけシンプルに考えられるようにしていくと、重要な部分に目を向けることができ、仕事の本質が見えてくるようになります。
何となく目の前の作業に取り組むのではなく、1つ1つの作業の意義を考えながら、改善ポイントはないかを検討していきましょう。

5.整理整頓をする

整理整頓は、仕事とは一見関係ないように思えますが、これができているかいないかで、作業効率に大きな差が生まれます。
常に整理整頓を心掛けることで、仕事の効率化にも効果が期待できます。
また、デスク周りだけでなく、パソコンの中も整理整頓が必要です。
必要のないファイルは削除する、頻繁に使うものはショートカットですぐに開けるようにしておくなど、パソコンの中を整理して、どの資料をどこに入れたのか把握できるようにしましょう。

6.システムやツールを有効活用する

今は、業務に必要な情報やスケジュールをクラウド上で管理してくれるツールや、簡単に情報共有できるチャットツールなど、便利なビジネスツールがたくさんあります。
こうしたツールを上手に活用していくのもおすすめです。
仕事の効率が良い人は、自分に合ったツールを上手く活用しています。

7.こだわりすぎない

仕事の効率が悪い人の特徴に、「こだわりすぎている」という点があるそうです。
こだわりが強い完璧主義というのは、仕事の質を追求するという点でけっして悪い性質ではありません。
しかし、度が強すぎると足かせになってしまうことがあります。
仕事で成果をあげていくには、質も意識する一方で、妥協点をしっかりと持ちましょう。

仕事の効率は、意識して変えていくことで改善することができるものです。
仕事の効率が上がると自分が楽になるばかりでなく、重要な仕事を任されたり、評価も良くなったりなどのメリットも多くなります。
効率を意識して、前向きに日々の仕事に取り組んでいきましょう。

関連記事

TOP